Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Belegen

Aufbewahrungsfristen

Kassen-, Bon-, und EC Rollen müssen den gesetzlichen Vorgaben der verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Belege und Rechnungen gerecht werden und unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Was aber versteckt sich dahinter und vor allem, welche Fristen gilt es einzuhalten?
Um Sie umfassend zum Thema Aufbewahrungspflicht zu informieren, haben wir die folgende Punkte für Sie zusammengestellt. Die einzelnen Kategorien geben Ihnen Aufschluss über die Details der Aufbewahrung und der damit gesetzlich verbundenen Vorgaben.

Themen

• Was verstehen wir unter Aufbewahrungspflicht?
• Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?
• Was sind die Gründe zur Aufbewahrung?
• Welche zeitlichen Regelungen der Fristen gibt es in Deutschland?
• Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
• Welche gesetzlichen Vorschriften muss ich bei der Form der Aufbewahrung beachten?
• Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht und ihre Rechtsfolgen
• Fazit

Was verstehen wir unter Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungspflicht ist ein Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen
Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Sie wird als Pflicht verstanden, bestimmte geschäftliche Unterlagen zu getätigten Geschäftsvorgängen für steuer-, als auch handelsrechtliche Zwecke geordnet aufzuheben. Auf diese muss im Bedarfsfall zugegriffen werden können. Die dafür in Deutschland definierten Grundlagen sind in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB), § 147 der Abgabenordnung (AO), sowie in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gesetzlich geregelt.

Weiterhin existieren anwendungs- oder auch branchenspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente, wie zum Beispiel im Bauwesen, der öffentlichen Verwaltung, der Pharmaforschung und Produktion, der Herstellung von Lebensmitteln, in Krankenhäusern und einigen mehr.

Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?

Jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, vor allem Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB), unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht. Diese Pflicht erlischt auch dann nicht, wenn das Handelsgewerbe bereits nicht mehr besteht. Es besteht keine Möglichkeit die Pflicht auf einen auf einen Nachfolger zu übertragen. Selbst nach Verkauf oder der Aufgabe des Geschäftes, müssen die Unterlagen und Dokumente aus der Zeit der Geschäftstätigkeit weiterhin aufbewahrt werden.
Was sind die Gründe zur Aufbewahrung?
Wer seine Unterlagen richtig aufbewahrt, kann jederzeit auf diese zugreifen. Gerade im Falle einer Betriebsprüfung müssen Firmen auf Unterlagen, abgeschlossener Geschäftsvorgänge Zugriff haben. Gerade im produzierenden Gewerbe macht die Gewährleistungspflicht im Umfang der Produkthaftung einen Zugriff auf ältere Unterlagen unabdingbar. Wird ein Sachmangel gemäß § 476 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) innerhalb von sechs Monaten seit Gefahrenübergang angezeigt, so gilt die gesetzliche (widerlegbare) Vermutung, dass die Sache bei Gefahrenübergang bereits einen oder mehrere Mängel aufwies. In dem Fall muss der Verkäufer anhand der aufbewahrten Geschäftsunterlagen den Beweis antreten, dass das nicht der Fall war. Von Dritter Seite können innerhalb laufender Verjährungsfristen gegen das zur Aufbewahrung verpflichtete Unternehmen noch rechtswirksame Ansprüche jeder Art geltend werden, gegen die das Unternehmen ausschließlich mit vorhandenen Unterlagen den Gegenbeweis erbringen kann. Auch habe die Gerichte nach § 258 Absatz 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) die Möglichkeit, bei Rechtsstreitigkeiten auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlage der Handelsbücher einer Partei anzuordnen.

Welche zeitlichen Regelungen der Fristen gibt es in Deutschland?

Die diversen Fristen zur Aufbewahrung sind in § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuches (HGB), in § 147 der Abgabenordnung (AO) und in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

• Es bestehen 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare,
  Bücher, Bilanzen und Lageberichte.
• Einer 6 jährigen Frist zur Aufbewahrung unterliegen Geschäftsbriefe, Handelsbriefe (ohne Eingangs- und
  Ausgangsrechnungen), E-Mails und andere digitale Dokumente.
• Die 2 Jahresfrist besteht für Rechnungen von Firmen für grundstücksbezogene Leistungen durch die
  Leistungsempfänger.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

• Sämtliche Handelsbücher und Aufzeichnungen, die Unternehmen aus steuerlichen Aspekten führen müssen.
  Darunter fallen freiwillige Aufzeichnungen wie Auftrags- und Bestellbücher nicht.
• Jegliche Dokumente über Bestandsaufnahmen körperlicher Natur, denn hierunter fällt das Inventar
  handelsrechtlich. Inventur-Aufnahmezettel (auch Urbelege gen.) können nach Steuerrecht aufbewahrungspflichtig
  sein.
• Alle mit dem Jahresabschluss in Zusammenhang stehenden Dokumente, inklusiv der jeweiligen Bilanz müssen
  aufbewahrt werden. Gleiches gilt für die Gewinn- und Verlustrechnung, den Anhang und möglicherweise den
  Lagebericht.
• Die Verpflichtung zur Aufbewahrung erstreckt sich auch über Arbeitsanweisungen sowie Organisationsunterlagen,
  die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind. Beispielsweise sind das Kontenpläne,
  Abkürzungsverzeichnisse sowie Programm- und Verfahrensdokumente des EDV-Systems.
• Ebenso müssen jegliche Handels- und Geschäftsbriefe, sowohl Briefe, E-Mails und Fax-Mitteilungen aufgehoben
  werden. Die Pflicht besteht hierbei für abgesandte sowie empfangene Nachrichten mit externen Geschäftspartnern.
  Unternehmensinterne E-Mails sowie andere interne Mitteilungen sind davon ausgenommen.
• Weiterhin sind sämtliche Arten von Buchungsbelegen aufzubewahren. Hierunter fallen nicht nur interne
  Buchungsanweisungen, sondern auch Kassenbücher, Quittungen, Steuerbescheide, Kontoauszüge, Rechnungen,
  Wechsel und Zahlungsanweisungen.
• Sonstige Unterlagen, welche von Bedeutung für die Besteuerung sind fallen unter die Aufbewahrungspflicht Das
  sind Beispielsweise Handelsregisterauszüge, Mahnschreiben, oder Kassenbons.

Welche gesetzlichen Vorschriften muss ich bei der Form der Aufbewahrung beachten?

Sie unterliegen der Verpflichtung einer geordneten Aufbewahrung. Dabei müssen alle Aufbewahrungsformen den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen. Sofern Sie elektronisch vorgehaltenes Material archivieren, sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme, als auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu beachten.
Nur in Ausnahmefällen ist die Aufbewahrung von Originalen gesetzlich vorgeschrieben. So Beispielweise bei Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse, selbst dann, wenn sie elektronisch archiviert und auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Für alle anderen Unterlagen sieht das Gesetz eine erleichterte Aufbewahrung vor.
Sofern es den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung entspricht, besteht auch die Möglichkeit zur Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich identisch sind, wenn diese angesehen werden. Weiterhin muss die Voraussetzung erfüllt sein, dass die Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist zu jeder Zeit verfügbar sein müssen, sofort lesbar gemacht und maschinell, gemäß § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO) ausgewertet werden können. Werden alle Vorschriften der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträger eingehalten, besteht die Möglichkeit die Papierbelege zu vernichten. Davon ausgenommen sind jedoch Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufbewahrt werden müssen, wie etwa nach § 62 Absatz 2 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren“. Diese müssen im Original aufbewahrt werden.
Selbst wenn keine Aufbewahrungspflicht gegeben ist, können sich für einen Unternehmer durch die Vernichtung von Originaldokumenten Rechtsnachteile in anderen Bereichen ergeben. Das ist zum Beispiel bei notariellen Urkunden, Testamenten, Bürgschaften und Schuldversprechen der Fall.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht und ihre Rechtsfolgen

Verstößt man gegen die Aufbewahrungspflicht zieht das steuerrechtlich die gleichen Rechtsfolgen nach sich, wie jene gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Wenn Unterlagen fehlen, kann es dazu führen, dass die Buchführung nicht mehr ordnungsmäßig gegeben ist. Folglich kann die Finanzbehörde eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen. Sie machen sich strafbar, wenn Sie Handelsbücher oder andere Unterlagen, zu deren Aufbewahrung für Sie eine Verpflichtung nach Handelsrecht besteht, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verheimlichen, zerstören, beiseiteschaffen oder beschädigen, was die Übersicht über Ihren Vermögensstand erschwert, gemäß § 283b Absatz 1 des Strafgesetzbuches (StGB). Weiterhin kommen die möglichen Straftatbestände der Urkundenunterdrückung nach § 274 des Strafgesetzbuches (StGB) als auch die Steuerhinterziehung nach § 370 der Abgabenordnung (AO) in Betracht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, können die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vernichtet werden. Sofern es danach noch zu Rechtsstreitigkeiten kommt, so rechtfertigt der Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist für sich genommen keine Beweislastumkehr. Dennoch kann man in Beweisnot geraten. Oftmals dürften jedoch Verjährungseinreden gegeben sein, auf die man sich berufen kann.

Unser Fazit

Mit den Vorgaben zu den Aufbewahrungsfristen, sowie der ordnungsgemäßen Aufbewahrung seitens des Gesetzgebers, sollte nicht nachlässig umgegangen werden. Dabei unterstützen wir Sie mit unseren hochwertigen Bon- , Kassen- und EC Rollen. Um sicher zu gehen, empfehlen wir Ihnen unsere phenolfreien Thermorollen mit 10 Jahrespapier. Diese sind bei richtiger Lagerung auch über 10 Jahre hinaus lesbar. Überzeugen Sie sich selbst.

Bitte geben Sie die Zahlenfolge in das nachfolgende Textfeld ein

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.