Der Bewirtungsbeleg
Häufig werden die besten Geschäfte in einer angenehmen Atmosphäre gemacht, Beispielsweise bei einem Geschäftsessen. Im Geschäftsleben ist ein gemeinsamer Austausch in außerhalb der Geschäftsräume bei einem Mittag- oder Abendessen ein wichtiger Punkt in der Akquise neuer Kunden und Aufträge, aber auch um bestehende Kontakte zu pflegen. Ebenso von Bedeutung ist ein netter Abend mit Mitarbeitern und Kollegen, der von der Unternehmensführung als Motivation übernommen wird. Wer die Kosten für die Aufwendungen für Speisen und Getränke von der Steuer absetzen will, benötigt dafür einen Bewirtungsbeleg. Um diese Bewirtungen steuerlich geltend zu machen, unterliegen diese genau festgelegten Formen und Voraussetzungen, damit die Finanzbehörde die Bewirtungskosten als absetzbare Ausgaben akzeptiert. Entsprechen die Rechnung und der Bewirtungsbeleg den gesetzlichen Vorschriften, hat das steuerliche Vorteile für Ihr Unternehmen:
1. Bewirtungsbelege gelten als Betriebsausgaben und mindern den steuerlich relevanten Gewinn.
2. Bewirtungsbelege können bei der Umsatzsteuer in Form der Vorsteuer berücksichtigt werden.
3. Unter Umständen können Erwerbstätige Bewirtungsbelege als Werbungskosten absetzen.
Es lohnt sich also, beim Bewirtungsbeleg alle Angaben sorgfältig zu kontrollieren. Gern informieren wir Sie im nachfolgenden Beitrag zur Erstellung und Abrechnung der Bewirtungsbelege und allen weiteren Punkten, die es zu beachten gilt.
Bewirtungskosten geltend machen
Das Ziel eines Geschäftsessens ist es, das gastgebende Unternehmen weiter zu bringen. Das kann durch das Kennenlernen neuer Kunden und Partner geschehen, zum Planen von Projekt, oder im Zuge von Marketing Aktionen.
Aus besagten Gründen werden solche sogenannten Verköstigungen vom Unternehmen beglichen. Dabei sieht der Gesetzgeber für Geschäftsessen oder die Bewirtung von Kunden eine steuerliche Absetzbarkeit von 70 Prozent vor, vorausgesetzt, es nimmt mindestens eine Person an dem Essen teil, die nicht im eigenen Unternehmen angestellt ist. Mitarbeiterbewirtungen hingegen sind zu 100 Prozent abzugsfähig. Hier gilt jedoch zu beachten, dass die Bewirtung in nur einer Lokalität vorgenommen werden darf. Sofern ein Chef sein Kollegium zu sich nach Hause einlädt, ist es nicht möglich, die dortigen Verköstigungen abzusetzen und müssen daher in vollem Umfang von der Firma beglichen werden.
Generell muss bei der Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden aber auch Mitarbeitern die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben. Hierbei sollten der Preis und das gewählte Lokal dem jeweiligen Anlass entsprechend ausgewählt werden.
Einem Besuch in einem Restaurant auf normalem Preisniveau oder auch in einem Gourmetrestaurant, sofern es die Branche des Unternehmens bedingt und es die Umsätze zulassen, steht nichts im Wege. Hingegen einem ausschweifenden Ausflug in eine edle Nachtbar auf hochpreisigem Niveau wird es schwierig oder gar unmöglich, diesen „Exkurs“ bei einer Steuerprüfung zu erklären und steuerlich geltend zu machen.
Um die Kosten für eine Bewirtung steuerlich geltend machen zu können, ist es erforderlich, einen Bewirtungsbeleg zu erstellen und diesen richtig abzurechnen. Besonders wichtig ist es, möglichst konkrete Angaben zum Anlass der Bewirtung zu machen. Die bloße Angabe „Geschäftsessen” oder eine „geschäftliche Besprechung” reicht hierfür oftmals nicht aus. Die Bewirtungskosten sollten ebenfalls immer im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. So muss der Grund für das Geschäftsessen auf dem Bewirtungsbeleg möglichst detailliert beschrieben werden. Private Anlässe, wie ein Geburtstag finden keine steuerliche Berücksichtigung. Solche Aufwendungen sind der der privaten Lebensführung zuzurechnen.
Wichtige Angaben auf dem Bewirtungsbeleg!
Die folgenden Angaben müssen auf einem ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg definitiv enthalten sein:
1. Wo fand das Geschäftsessen statt? Angabe des Lokals mit Namen und Anschrift
2. Rechnungsnummer des Lokals
3. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lokalbetreibers
4. Datum der Bewirtung
5. Detaillierte Angaben über die konsumierten Speisen und Getränke
6. Ausweisung des Gesamtrechnungsbetrages
7. Angaben der Namen der Teilnehmer am Geschäftsessen und zum Anlass der Bewirtung
8. Achtung! Sofern der Rechnungsbetrag über 150 Euro hinausgeht, muss der Name des Bewirtenden, sprich des Gastgebers durch den Wirt angegeben werden
9. Aufschlüsselung der Rechnungssumme in reine Bewirtungskosten und Trinkgeld
10. Ausweisung der angefallenen Umsatzsteuer mit Betrag und Umsatzsteuersatz
11. Unterschrift des Bewirtenden
Einreichung des Bewirtungsbeleges
Die Finanzbehörde erkennt ausschließlich ordnungsgemäß ausgefüllte Bewirtungsbelege samt dazugehörende Belegnachweise an. Das Einreichen lediglich einer Rechnung eines Lokals wird nicht akzeptiert. Die Rechnung des Restaurants muss maschinell erstellt sein. Auf Anfrage wird oftmals die Rechnung nebst eines kompletten Bewirtungsbeleges durch das Restaurant gedruckt, bei dem der Gastgeber lediglich den Anlass des Geschäftsessens ergänzen und den Beleg unterschreiben muss. Sofern solch ein Ausdruck nicht vor, muss durch den Gastgeber ein eigener Bewirtungsbeleg erstellt und ausgefüllt werden, der dann gemeinsam mit der Restaurantrechnung eingereicht wird.
Bei einer Restaurantrechnung sieht man von Gesetzeswegen her einen Unterschied ab einer Höhe von 150,00 Euro inkl. der gesetzl. gültigen Mwst. vor, wenn diese Rechnung für einen Bewirtungsbeleg geltend gemacht wird. Liegt der Rechnungsbetrag unter der Summe von 150,00 Euro inkl. der gesetzl. gültigen Mwst., so wird die Rechnung als Kleinbetragsrechnung eingestuft. Fällt der Rechnungsbetrag darüber aus, muss für eine ordnungsgemäße Verbuchung als Bewirtungsbeleg, der Rechnungsempfänger, demnach der Gastgeber des Geschäftsessens, namentlich durch den Wirt auf dem Beleg erfasst werden. Eine Restaurantrechnung von mehr als 150,00 EUR unterliegt den Vorschriften gemäß § 14 UstG, hingegen gilt bei Kleinbetragsrechnung § 33 UStDV, der die Ausweisung der Umsatzsteuer nicht zwingend vorschreibt.
Was tun, wenn Angaben auf dem Restaurantbeleg fehlen?
Wenn Sie als Gastgeber feststellen, dass erforderlichen Angaben auf dem ausgedruckten Bewirtungsbeleg oder der Rechnung fehlen, bitten Sie den Gastwirt, die fehlenden Angaben zu ergänzen. Die Daten des Lokals und des Gastwirtes dürfen ausschließlich vom Wirt selbst ergänzt oder geändert werden. Eine Korrektur durch den Gastgeber ist ausgeschlossen und ist nicht zulässig.
Gibt es Vorschriften in Bezug auf die Form von Bewirtungsbelegen?
Für Bewirtungsbelege gibt es keine festen Vorgaben. Diese können auch handschriftlich erstellt werden. Im Fachhandel sind Vordrucke für Bewirtungsbelege erhältlich.
Aufbewahrung von Bewirtungsbelegen
Bewirtungsbelege und Restaurantrechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Häufig werden diese auf Thermopapier gedruckt. Die Ausdrücke auf Thermopapier können nach einiger Zeit verblassen. Um Ihrer Aufbewahrungspflicht dieser Belege in vollem Umfang nachzukommen, gehen Sie sicher, wenn Sie sich eine dauerhafte Kopie anfertigen und diese dann dem Bewirtungsbeleg beifügen. Bei einer Betriebsprüfung werden Sie dann weniger von unerwarteten Nachfragen überrascht.
